Какие задачи входят в тендерную работу
Тендерная работа — это целый комплекс задач, которые поставщик решает с помощью штатного сотрудника или стороннего эксперта. Вот примерный перечень:
- поиск тендера;
- подготовка тендерной заявки и обеспечения;
- участие в торгах;
- заключение сделки;
- исполнение контракта;
- решение спорных и финансовых вопросов с заказчиком.
За что обычно отвечает сторонний эксперт
Услуги по тендерному сопровождению оказывают консалтинговые компании, юридические фирмы и частные эксперты. Такое сопровождение бывает разовым или абонентским. Разовую помощь выбирают при начале работы с госзаказом или когда возникли непредвиденные трудности. Абонентское сопровождение — это договор на долгосрочное комплексное обслуживание.
Точный набор услуг по тендерному сопровождению зависит от запросов поставщика и возможностей стороннего эксперта. Обычно тендер-эксперты:
- Помогают получить или продлить электронную подпись (ЭП).
- Регистрируют на Госуслугах, в ЕИС и на ЭТП, если фирма только выходит на рынок госзаказа.
- Находят подходящий тендер по критериям поставщика.
- Анализируют перспективы по выигрышу в тендере — соответствует ли извещение требованиям закона и соответствует ли поставщик требованиям заказчика.
- Готовят заявку по исходным данным поставщика.
- Подают заявку на участие в закупке.
- Готовят запрос о разъяснении положений извещения, если неясны требования заказчика.
- Оформляют независимую (ранее — банковскую) гарантию.
- Помогают определиться со стратегией снижения цены.
- Делают ставки во время аукциона.
- Отслеживают результаты торгов и сроки подписания контракта.
- Подписывают контракт.
- Отвечают на вопросы поставщика по работе на ЭТП, нормам закона, перспективам участия в тендере и спорным ситуациям.
- Готовят жалобу на действия заказчика и помогают отправить ее через ЕИС.
За что обычно отвечает поставщик
Передача тендерной работы на аутсорсинг уменьшает заботы поставщика, но не избавляет полностью от участия в подготовке документов. Поставщику придется самостоятельно:
- Подтвердить личность при оформлении ЭП. Для этого директору нужно обратиться в ФНС или к ее доверенному лицу. Если ЭП оформляется на сотрудника, то он должен прийти в офис аккредитованного удостоверяющего центра.
- Открыть спецсчет в банке. Сторонний эксперт может посоветовать, в какой банк обратиться, но договор на банковское обслуживание поставщик заключает самостоятельно.
- Определиться с критериями интересного поставщику тендера — какой товар фирма готова поставлять, в какой регион, в какие сроки и на какую сумму, допустима ли работа без аванса.
- Выяснить, сколько заказов фирма может выполнить одновременно исходя из расходов на закупку товара, зарплату сотрудников, оформление обеспечения и прочие расходы.
- Оценить возможные риски исполнения контракта: изменение курса валют, новые санкции или кризис.
- Выбрать интересный тендер из подборки эксперта и принять решение об участии в закупке.
- Подготовить данные по товару для оформления тендерной заявки: характеристики товара, сведения о его стране происхождения, документы на продукцию и пожелания к минимальной цене сделки.
- Зачислить на счет деньги в качестве обеспечения, если поставщику не подходит оформление независимой гарантии. Эксперт контролирует наличие обеспечения, но деньги зачисляет поставщик.
- Быть на связи с заказчиком во время исполнения контракта. Если в ходе ремонта заказчик увидит плитку не того цвета, то позвонит подрядчику, а не тендер-эксперту.
- Согласовать с заказчиком дату приемки и решить с ним все спорные вопросы по исполнению контракта: устранить недоделки в ремонте или заменить товар на новый, если продукция не соответствует техническому заданию заказчика.
- Оформить закрывающие документы: акт, накладную, счет или счет-фактуру.
- Подготовить запрос возврата обеспечения, если добросовестность поставщика подкреплена деньгами.
- Заплатить заказчику пени и штрафы, если допущена просрочка поставки или другие нарушения условий сделки.
Как зафиксировать зоны ответственности эксперта и поставщика
Обычно сотрудничество между поставщиком и сторонним экспертом начинается с заключения договора на оказание услуг, в котором расписано, за какой участок работы отвечает эксперт, а за какой — поставщик. В соглашение включают положения о том, что:
- Поставщик обязан предоставить эксперту всю необходимую для тендерной работы информацию, доступ к личным кабинетам на ЭТП и исходные данные по товарам.
- Эксперт готовит для поставщика отчет по подбору закупок, из которого поставщик выбирает подходящий ему тендер.
- Эксперт подает заявки, участвует в торгах и подписывает контракт от имени поставщика через удаленный доступ к его компьютеру.
- Эксперт обязуется не разглашать конфиденциальную информацию о поставщике. Обычно такой информацией считают сведения, разглашение которых навредит поставщику или принесет выгоду эксперту.
- Поставщик и эксперт общаются по электронной почте и используют электронный документооборот.
Иногда эксперт просит предоставить дубликат ключа электронной подписи директора, чтобы работать с ней на ЭТП. Мы не рекомендуем этого делать — с дубликатом ключа можно совершить любые действия от имени директора, но без его ведома. В том числе, с негативными последствиями — заключить невыгодный контракт, подать неверную отчетность или оформить кредит на компанию.
Безопаснее, если эксперт удаленно подключится к компьютеру директора и с него будет работать с электронной подписью. Или оформит собственную электронную подпись, а директор даст ему права в кабинете ЕИС или ЭТП.
Нарушение поставщиком своих обязанностей избавляет эксперта от ответственности за результат работы. Например, если поставщик дал добро на участие в закупке, но не отправил эксперту характеристики товара, ответственность за пропуск срока подачи заявок лежит на поставщике.
Учитывайте, эксперт не отвечает за достоверность данных, которые ему предоставил поставщик, исправность компьютера поставщика, работоспособность его ЭП и стабильность интернета.
Выводы
Передача тендерной работы на аутсорсинг экономит время, деньги поставщика и помогает избежать ошибок при работе с госзаказом. Стороннему эксперту для начала сотрудничества с поставщиком понадобятся вводные: документы на фирму, удаленный доступ к компьютеру директора, данные по товару и внятные пожелания к тендерам, которые предстоит найти.
Когда сотрудничество налажено — от поставщика потребуется дать добро на участие в закупке, решить финансовые вопросы и закрыть контракт. Чтобы избежать недоразумений, заключите с экспертом договор на тендерное сопровождение, где написано, за что отвечает поставщик, а что находится в ведении эксперта.
Источник: КонтурЗакупки